Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang memiliki beberapa bidang yang ada di dalamnya. Salah satunya adalah bidang kearsipan, bidang kearsipan bertugas yang salah satunya adalah melakukan penghimpunan terhadap arsip statis. Untuk melakukan penyimpanan arsip statis tersebut dibutuhkan sebuah ruangan yang bernama ruang Depo Arsip. Depo arsip adalah gedung atau bagian gedung yang menyimpan materi arsip serta menyediakan ruangan dan fasilitas untuk arsiparis dan pengguna arsip (Sulistyo & Basuki, 2013, dalam Rahmawati & Jumino, 2019).

Depo Arsip Berlokasi di Jalan Merdeka No. 78 Singkawang

Depo Arsip juga memiliki fungsi yang krusial untuk keberlangsungan arsip, antara lain seperti berikut :

• sebagai tempat untuk menyimpan arsip statis dalam jangka waktu yang lama (permanen)
• untuk melindungi arsip dari kerusakan fisik maupun digital dengan cara mengendalikah suhu, kelembapan, dan perlindungan dari serangga atau kerusakan akibat lingkungan
• sebagai pengaman atas arsip yang memiliki nilai penting, seperti arsip sejarah, hukum, dan administratif.
• sebagai tempat pengelolaan arsip sesuai dengan sistem klasifikasi yang ditentukan dengan tujuan untuk mempermudah identifikasi terhadap arsip.

Para petugaslah yang berwenang untuk masuk ke ruang depo arsip, namun jika ada kepentingan untuk masuk ke dalam ruang arsip seperti penelitian maka perlu izin terlebih dahulu. Untuk masuk ke depo arsip juga perlu memperhatikan standar pakaian antara lain pakaian bersih dan rapi, sarung tangan,masker wajah, dan jas laboratorium atau seragam yang telah disediakan serta menggunakan disinfektan.

Fasilitas yang ada depo arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang :

• • Rak Besi Arsip
  • Roll O Pack
  • APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dan Tombol Alarm Kebakaran
  • Smoke Detector
  • Alat Pengukur Kelembapan (Hygrometer)
  • Air Conditioner (AC)
  • Box Arsip
  • Lampu penerangan
  • CCTV
  • Kontrol Access Masuk
  • Lemari Arsip Peta/Gambar

• Arsip dikelompokkan berdasarkan jenis, nilai, dan masa retensinya. Arsip yang aktif (masih sering digunakan) dipisahkan dari arsip inaktif (yang jarang digunakan). Arsip inaktif biasanya yang disimpan di Depo Arsip.
• Setiap arsip yang masuk ke Depo Arsip dicatat dalam sistem inventarisasi untuk memudahkan pencarian di masa mendatang. Data yang dicatat bisa mencakup nomor arsip, judul, tanggal, dan deskripsi singkat.
• Arsip disimpan di rak atau tempat penyimpanan yang sesuai dengan jenis dan ukuran dokumen. Arsip kertas disimpan dalam box arsip, sedangkan arsip digital disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang aman.
• Ruangan Depo Arsip disesuaikan untuk menjaga keamanan dan keawetan arsip, dengan mempertimbangkan suhu, kelembapan, pencahayaan, dan sirkulasi udara. Arsip disimpan di ruang yang bebas dari hama, debu, dan risiko kerusakan akibat lingkungan.
• Sistem keamanan diterapkan untuk menjaga arsip dari akses tidak sah, termasuk penggunaan sistem akses terbatas atau kode keamanan. Arsip yang penting biasanya juga mendapatkan perlindungan khusus, seperti fireproof filing cabinet.
• Arsip diperiksa secara berkala untuk memastikan kondisinya tetap baik. Jika ada arsip yang rusak, dilakukan perawatan atau restorasi jika diperlukan.
• Arsip yang sudah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna akan dimusnahkan sesuai prosedur. Sebelum pemusnahan, dilakukan penilaian oleh tim yang berwenang untuk memastikan arsip tersebut layak dimusnahkan.